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オフィスマネージャーの仕事内容。 完全な文書

労働保護

労働保護 / 仕事の説明

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I.総則

  1. オフィスマネージャーは会社のスペシャリストのカテゴリーに属し、主な業務は管理活動の組織化と文書化のサポートです。
  2. 室長は当社取締役社長の命令により任命・解任されます。
  3. オフィス マネージャーは、ゼネラル ディレクターに直属します。
  4. オフィスマネージャーは、ハウスキーピングマネージャー、ドライバー、宅配便業者、清掃員の配下にあります。
  5. 人事部長の臨時欠勤（病気、休暇）期間中の人事記録は事務長が行います。
  6. 病気や休暇などの一時的な欠勤期間中は、人事部長が事務長に代わって業務を行います。
  7. オフィス マネージャーは、以下によって活動を指導されます。
  • ウクライナの立法行為;
  • 会社憲章;
  • 勤務時間の内部スケジュールに関する規則;
  • 当社の各部規程
  • 管理命令;
  • 事務作業の組織化のための規制および方法論の資料。
  • このジョブディスクリプション。
  1. 高等、不完全な高等または中等の専門教育を受け、同様の職で少なくとも 1 年の実務経験があり、事務作業、オフィス機器 (ファックス、コピー機、スキャナ、プリンター)、Microsoft Office プログラム、職場文化およびビジネスに関する知識を持つ人が対象となります。事務長に任命される。
  2. オフィスマネージャーは次のことを知っている必要があります。
  • 会社の組織構造と従業員。
  • 当社の規制、命令および内部手続き。
  • 当社の部門の機能とタスク。
  • 当社の管理部門の従業員の職務。
  • 彼らの機能的義務と権利;
  • 緊急事態における彼らの行動。

II。 公式の任務

  1. 会社の秘書の機能を実行します：
  2. 管理文書のサポート:
  • 当社のゼネラルディレクターによる署名のための文書および個人声明の受領。
  • 契約書と注文書に公印のスタンプを固定する。
  • 注文、指示の処理: プロジェクトの準備、実行、署名、承認、従業員への周知、登録、会計、保管、ファイルのファイリング。
  • 受信した通信（手紙、ファックス）の処理：受信、登録、受取人への転送、会計、保管。
  • 法的住所、郵便住所、実際の住所での通信の受信を整理する。
  • 発信通信 (手紙、ファックス) の処理: 登録、送信、会計、保管。 総局長とその代理人からの手紙の準備。 緊急の手紙を送る。
  • 会議および会議の議事録の保管および登録。
  • 通信、小包、その他の重要な資産を受け取るための委任状の登録。
  • ゼネラルディレクターおよび部門ディレクターに代わって、コピーおよび複製作業を実行します。
  • ゼネラルディレクターおよび部門ディレクターに代わって、会社全体の活動に関連する草案、要請書、およびその他の文書を作成します。
  • ゼネラルディレクターに代わって、公式資料の印刷、データバンクへの情報の入力。
  • 承認された命名法に従ってファイルを編集し、安全性を確保してアーカイブにファイルします。
  1. 電話を受け、必要に応じて対象の従業員に電話を転送します。 総監督不在時に電話で受け取った情報を記録し、その内容を総監督に伝える。
  2. ゼネラルディレクターが開催する会議やセッションの準備（会議の時間と場所、議題を参加者に通知）。
  3. 当社の訪問者およびゲストの会議の開催。
  4. 航空券と鉄道のチケットの注文、ホテルの予約。
  5. オフィスの寿命を保証します。
  • 必要に応じて水を注文する。
  • 文房具を四半期ごとに注文する。
  • 定期刊行物の購読。
  • 家主の建物の賃貸料および公共料金の支払いの申請の登録。
  • 貸主会社の管理者が定めた安全指示および営業時間に基づく当社従業員によるコンプライアンスの組織および管理。
  1. 以下の作業を調整および監督します。
  • ドライバー（車の申し込みの受付、当社車両の使用スケジュールの作成）。
  • 宅配便;
  • クリーナー。
  1. 労働組合のメンバーとして、オフィスマネージャーは次の義務を負います。
  • 誠実に職務を遂行し、労働規律を遵守し、行政および直属の上司の命令を迅速かつ正確に実行し、すべての労働時間を生産的な仕事に費やします。
  • 品質とタイムリーな方法で生産タスクと割り当てを実行します。
  • 職場、オフィス、その他の施設の清潔さと秩序を維持し、文書や重要な資産を保管するための確立された手順を遵守します。
  • パソコン、事務機器等の設備を有効に活用し、材料、エネルギー等の有形資源を経済的かつ合理的に利用します。
  • 労働保護、産業衛生、火災安全規則に関する規範、規則、指示を遵守します。
  • 公式の立場に基づいて受け取った情報、企業の特別な文書によって商業（公式）機密として定義され、その流布が会社またはその従業員に損害を与える可能性がある情報を、スピーチやメディアでの出版物に使用しないこと。

III。 権利

オフィスマネージャーには次の権利があります。

  1. 与えられた業務を解決するために必要な範囲で、機密情報を含む情報を受領します。
  2. 作成および実行に関して確立されたルールに違反して作成された文書を完成させるよう出演者に要求します。
  3. その権限の枠組み内での管理活動の文書の承認。
  4. 経営陣の仕事と会社の仕事を改善するための提案を経営陣に提出します。
  5. 経営者に対し、公務の遂行と会社の活動の結果生成されるすべての文書の安全性を確保するための通常の条件を整えるよう要求します。
  6. 自分の能力の範囲内で決定を下してください。
  7. 室長以下の従業員に対しては、部長との合意の上、インセンティブの付与やペナルティを課す。

IV。 責任

オフィスマネージャーは以下の責任があります。

  1. 公務の履行を怠ったり、不明確で時期尚早に過失を犯したりすること。
  2. 当社に重大な損害やイメージの損害をもたらす不作為。
  3. 文書のセキュリティ、「機密」または「KT」に分類される情報の開示。
  4. このマニュアルで規定されている権利を無視する。
  5. 社内労働規定、生産および労働規律の違反。

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